« Un bon accompagnement est essentiel dans la réussite de votre projet »

Nos consultants, de profils particulièrement variés, travaillent depuis de nombreuses années dans le secteur de la Gestion Documentaire. Ils ont acquis une solide expertise et ont mis en œuvre des outils et méthodes applicables à l’ensemble des métiers et processus des secteurs public et privé. Nous travaillons avec des entreprises très diverses, ce qui nous permet d’avoir une bonne connaissance des problématiques rencontrées et la maîtrise et l’expérience nécessaires pour y répondre.

Nous vous proposons les prestations suivantes :

Etat des lieux de la gestion des documents aux formats papier et numérique,
Analyse des besoins : cartographie des fonds d’archives, diagnostic des points forts et des points faibles de l’entreprise, élaboration de recommandations et préconisations, étude de scénarii d’évolution et propositions de plans d’actions,
Optimisation des espaces de stockage des archives,
Adaptation de la gestion des documents dans le cadre de la qualité,
Aide aux projets de re-engineering et de changement d’organisation du travail (centralisation ou décentralisation des fonctions administratives, télétravail, …),
Prise en compte des nouvelles contraintes réglementaires,
Rédaction de procédures et chartes d’archivage
Etude d’opportunités de mise à disposition sous forme numérique,
Etude concernant la perte de documents et la sécurisation des données (vol, sinistre, …),
Externalisation de la fonction archives,
Mise en adéquation des processus et des flux de documents,
Accompagnement lors d’un déménagement : état des lieux initial et définition des enjeux, étude d’optimisation des documents vivants, des archives intermédiaires et définitives, projection dans les nouveaux locaux (définition des futurs moyens, investissements à réaliser), optimisation des stocks, définition du chantier de transfert et de la future externalisation avec planning, rédaction du cahier des charges prestataires, des appels d’offres et aide au dépouillement, traitement des fonds avant transfert, numérisation ou externalisation,
Accompagnement lors de la mise en place de nouveaux outils dédiés aux documents électroniques (GED, Workflow, Groupware, BPM, coffre-fort électronique, …) : définition d’un projet d’entreprise, analyse des process et étude d’optimisation (contrôle factures, bons à payer, diffusion et capture d’informations, échange de formulaires électroniques, …), élaboration de recommandations et préconisations, étude de scénarii d’évolution, rédaction du cahier des charges prestataire, des appels d’offres et aide au dépouillement, recette de la solution, accompagnement à la mise en œuvre et au changement.

Pour tout devis n’hésitez pas à nous contacter via le formulaire disponible dans la partie contact.

Glossaire

BPM (Business Process Management) : approche qui vise à analyser et fluidifier les process et flux mis en place par une entreprise afin de la rendre plus performante.

Coffre-fort électronique (aussi appelé coffre-fort numérique) : espace dédié à la conservation des fichiers numériques sensibles (documents administratifs, contrats, photos, …) sur un serveur.

GED (Gestion Electronique des Documents) : outils et techniques permettant de gérer les flux de documents qui circulent au sein de l’entreprise (réception, numérisation, classement, archivage, …). Elle favorise le travail collaboratif et les échanges d’informations.

Groupware : ensemble des technologies permettant de partager l’information sur un support numérique pour favoriser le travail collaboratif et/ou coopératif.

Re-engineering : révision des process liés aux différents métiers afin d’optimiser les performances de l’entreprise.

Workflow : système d’automatisation des tâches effectuées par une personne permettant un enchaînement des étapes de traitement (exemple : suivi des commandes, contrôle factures, …).